Excel o CRM: ¿Qué es mejor usar?
Y Ahora… ¿Cómo organizamos la información de prospectos y clientes?
Al hacerlo en una hoja de cálculo como Excel Usted podrá solucionar momentáneamente esta necesidad. Podrá crear una base de datos de sus contactos con los datos más importantes. Esta no es una tarea difícil de llevar, sin embargo, a medida que obtenga más clientes y por ende más información, se presentará un gran desafío al intentar organizarla, tener el registro de todas las interacciones o seguimientos, y ni hablar de los correos electrónicos con los que se ha comunicado, ya que no podrá insertarlos dentro una celda de su archivo Excel. Por otro lado, tenemos a la plataforma o software de gestión de relaciones con los clientes CRM (o Customer Relationship Management por sus siglas en inglés), que podrá hacer que su vida sea mucho más fácil y eficiente para administrar la información de sus clientes. ¿Pero cuán mejor es gestionar los clientes en un CRM en comparación a una hoja de cálculo en Excel? Eso es lo que veremos a continuación. Tabla de contenido ¿Qué es un CRM? ¿Cuáles son las ventajas de un CRM vs. un Excel? ¿Cuáles son las desventajas de usar Excel como un CRM? 10 razones por las que debería cambiar de Excel a un CRM ¿Qué es un CRM?
Un CRM es una plataforma que gestiona toda la comunicación y fomenta relaciones sólidas con sus clientes y prospectos. Es utilizado para la organizar y administrar de forma centralizada los contactos de una empresa. Entre los principales beneficios de un CRM encontramos el ayudar a los equipos de ventas y marketing a hacer crecer los negocios.
Es muy utilizado para la organización de actividades o acciones que deben cumplir los usuarios, así como también, para generar informes de los KPI´s en la medición del desempeño. Cuando es utilizado el CRM con fines de promoción, ofrece experiencias personalizadas a los clientes y pronosticando ventas para el futuro, entre otros casos de uso. ¿Cuáles son las ventajas de un CRM vs. un Excel?
A continuación mencionaremos algunas de las principales ventajas que obtendrás en la gestión de contactos con un CRM y que hacerlo con una hoja de cálculo de excel requerirá un gran esfuerzo y tiempo.
También podrás transferir un cliente potencial a otro agente sin tener que explicar todo lo que ha discutido con él hasta este momento.
Automatización de Informes, Pronósticos y Análisis de ventas en tiempo real Siguiendo con la referencias de Pipedrive, es posible tener informes en todo momento con hacer un par de clics. Los agentes ya no tienen que perder tiempo uniendo datos de una hoja con otra, esto garantiza que siempre puedan contar con informes preparados y confiables.
nuevos vendedores, desarrollar una comprensión clara de tus prioridades de ventas, y redirigir los esfuerzos de forma apropiada
Con Pipedrive tus vendedores tendrán una App para su móvil donde pueden ir consultando, gestionando y almacenando información desde cualquier lugar de manera instantánea.
¿Cuáles son las desventajas de usar Excel como un CRM?
Usar una hoja de cálculo en excel tienen sus beneficios, por lo fácil de usar, rápido de hacer, etc, sin embargo, también existen desventajas que podrían impactar negativamente en su negocio, sobre todo, en el mundo competitivo que hoy en día están viviendo las empresas.
Veamos a continuación algunas de las desventajas:
Todavía bastante manual
Todavía tendría que ingresar manualmente la información del cliente con cada nueva compra, datos personales actualizados o pedido cancelado. Si pasa todo su tiempo ingresando datos manualmente, ¿cómo enfocará sus esfuerzos en lo que realmente le genera dinero? Propenso a errores humanos Cuando agrega datos manualmente, siempre existe la posibilidad de errores. Un solo cero adicional o un problema de formato pueden crear muchos problemas en el futuro. Y si es una empresa orientada al cliente, no puede correr ningún riesgo aumentando su rotación. No es la opción más segura Los archivos de Excel fallan todo el tiempo, y ninguna cantidad de copias de seguridad puede salvarlo de este desafortunado evento. También son muy fáciles de copiar y pegar en otro archivo, sin embargo, la fuga de información tiene una mayor posibilidad. No hay un monitoreo de KPI´s Cuando utilizamos únicamente hojas de Excel para medir el estado de ganancias de oportunidades de negocios, la tarea de creación de las mismas podría ser tediosa y lenta al momento de obtener los resultados e indicadores. Esto recarga el trabajo en los agentes comerciales, creando reportes y tareas administrativas que hoy en día son suplidas por un CRM en forma precisa y centralizada.
10 razones por las que debería cambiar del Excel a un CRM
Excel es la primera opción para muchos profesionales de negocios y parece ser la opción ideal cuando inician su negocio.
¿Qué no te puede gustar del software? Excel es una solución fácilmente disponible, y con la llegada de conjuntos de documentos de libre acceso basados en la nube, su uso no ha hecho más que aumentar. El hecho es que parece que tu trabajo es imposible sin Excel. Es fácil de configurar, fácil de usar y aparentemente hace el trabajo, hasta que sucede una o todas estas cosas:
Por otro lado, sus prospectos se han triplicado desde el mes pasado, y de repente nota que su servicio de correo necesita más almacenamiento y mejor capacidad.
A esto se suma la responsabilidad de hacer un seguimiento de la interacción con ellos. Y la facilidad de uso toca fondo cuando desea crear e identificar las etapas de un prospecto en una canalización. En pocas palabras, Excel no es suficiente para su operación de ventas. Si bien puede ser un desafío decir adiós a una herramienta que ha estado usando durante una cantidad considerable de tiempo, debe hacerlo. Esto se vuelve aún más evidente cuando llega a un punto en el que tiene más datos de los que Excel puede manejar. A continuación detallaremos diez razones por las que necesita cambiar de Excel a una solución de CRM para tu gestión y administración de los clientes:
2. Mala gestión del tiempo
Tomar pistas, por ejemplo. Con Excel, no hay forma de capturar estos datos automáticamente. Por lo tanto, no importa si cinco clientes potenciales completan su formulario web o cincuenta de ellos, se ve obligado a actualizar esta información manualmente. Hay muchas posibilidades de que se haga incorrectamente o de que alguna información se escape.
3. Configuración única y sin problemas
Una vez que haya terminado de configurar Excel para su negocio, el proceso simplemente no termina allí: también deberá configurar su cliente de correo electrónico, un software PBX para realizar llamadas y muchas otras herramientas para administrar sus ventas de manera efectiva. Aquí es donde interviene una solución CRM de ventas para mejorar las cosas. Además de esto, hay 3 beneficios esenciales involucrados en el uso de una herramienta de ventas integral como un CRM:
5. Seguimiento de eventos
Seamos realistas: es evidente que no puede enviar correos electrónicos directamente desde Excel, y no hay forma de que pueda realizar un seguimiento de sus métricas. Con un CRM de ventas, puede realizar un seguimiento de una gran cantidad de métricas de correo electrónico, desde tasas de clics y apertura de correo electrónico hasta la actividad de clientes potenciales en su sitio web o producto. Puede realizar un seguimiento de esto para comprender cada movimiento de su cliente potencial. Esta información en tiempo real le brinda el contexto esencial que necesita para interactuar rápidamente con sus clientes potenciales. Por ejemplo, supongamos que recibe una notificación sobre un cliente potencial que descarga un estudio de caso de su sitio web. Esto indica que están explorando su negocio y sirve como una excelente oportunidad para que elabore un correo electrónico informativo sobre un evento que su empresa está organizando. La invitación que adjunte puede ayudar a rastrear las tasas de respuesta. La mejor parte es que todas estas interacciones se registran en el perfil del cliente potencial respectivo en forma de una línea de tiempo cronológica.
6. Escalabilidad
Otro problema importante que tiene con Excel es que no es escalable. A medida que su empresa crece y obtiene más clientes, las hojas de cálculo se vuelven insuficientes y altamente ineficientes. Considere esto, por ejemplo, no puede ampliar las oportunidades de venta adicional para un cliente, o comprender el momento adecuado para hacerle una llamada de seguimiento. La mayoría de las soluciones de CRM vienen con planes de precios que se adaptan a cada sector de negocios, con el conjunto de funciones adecuado. Por lo tanto, cuando su negocio crece, la solución de CRM se amplía junto con él.
7. Informes avanzados
Es un hecho conocido que toda empresa necesita cuantificar los esfuerzos. Tomemos el caso de Excel, por ejemplo. Le brinda tablas dinámicas, gráficos de barras y gráficos circulares para informes, pero hay límites máximos impuestos a la cantidad de datos que puede manejar. Excel falla estrepitosamente cuando se trata de informes complejos que se extienden a través de líneas de tiempo y que involucran una gran cantidad de registros. Las soluciones CRM de ventas le permiten crear una variedad de informes bajo demanda. Y si desea crear un informe rápido, puede elegir una plantilla de una lista típica de casos de uso.
8. Integraciones
Puedes olvidarte de integrar Excel con otras herramientas útiles. Simplemente no están diseñados para manejar este tipo de funcionalidad. Por otro lado, las soluciones CRM de ventas se integran con muchas herramientas esenciales. Por ejemplo, si está manteniendo listas de correo en MailChimp, puede integrar sin problemas su solución CRM con él. Esto lo ayuda a administrar sus campañas de ventas y marketing desde un solo lugar.
Entonces, puede ver lo fácil que es perder sus datos con Excel.
Esto deja de ser un problema con las soluciones CRM basadas en la nube. Tus datos siempre están seguros, incluso cuando no estás en la oficina. Las diferentes soluciones CRM de ventas tienen diferentes formas de garantizar la privacidad y seguridad de los clientes. Debe asegurarse de que la solución de CRM que elija tenga protocolos de seguridad enriquecidos antes de decidirse a comprar.
Las posibilidades de personalización son ilimitadas en una solución CRM. Puede asignar clientes potenciales automáticamente a los representantes a través de la asignación de territorios, modificar diseños usando campos personalizados e incluso cambiar el nombre de los módulos principales.
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