Cómo AGT Engineering & Operations Services incrementó sus ventas en un 161% con el CRM Pipedrive

Caso de éxito: Cómo AGT incrementó sus ventas en un 161% con el CRM Pipedrive

• En 2017 AGT creció un 120%, en 2018 la empresa creció un 18% y en lo que va de 2019 ha crecido un 23%
• La compañía está cerrando un 20% más de acuerdos que el año anterior cada año.
• Gracias a Pipedrive, el equipo de ventas de cinco personas ahora tiene 10 días laborales adicionales al mes para vender

​​AGT Engineering & Operations Services es una empresa de servicios de construcción, gestión de instalaciones y operación con sede en Atenas, con oficinas en todas las regiones clave del país. Han estado entregando proyectos de alta calidad durante más de 22 años para clientes en Grecia, así como en Europa y partes de Asia.

Su equipo de tres especialistas en marketing, cinco vendedores y un consultor deseaba unificar y simplificar sus procesos para ganar más negocios con menos trabajo preliminar.

El desafío para crecer en Ventas

Antes de adoptar Pipedrive en su proceso de ventas, el equipo de AGT Engineering & Operations Services utilizaba hojas de cálculo para administrar sus datos de contactos y acuerdos.

Con las hojas de cálculo, estaban luchando por recopilar y almacenar la información de clientes potenciales necesaria para impulsar acuerdos. Por lo general, tenían que recurrir a enviar correos electrónicos a sus colegas o buscar en sus bandejas de entrada cuando querían encontrar información sobre un cliente potencial en particular. Debido a la falta de conocimiento inmediato que pudieron ingresar a sus ventas, el equipo de ventas de AGT tampoco pudo pronosticar resultados de ventas realistas.

Necesitaban algo para manejar el volumen de datos que llegaban y que les permitiera acceder a la información que necesitaban fácilmente en tiempo real.

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La solución que encontró AGT Engineering & Operations Services
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AGT siempre se esfuerza por obtener servicios y resultados de alta calidad, por lo que comenzaron a pensar que debe haber una mejor manera de ahorrar tiempo y mantener registros de ventas claros que fueran fáciles de clasificar y encontrar más tarde.

​“Pipedrive nos ayuda a mantener registros completos y estructurados de manera adecuada de nuestros clientes y acuerdos y toda la información relacionada”, dice Eirini Vrachnou, gerente de marketing y comunicaciones. "Podemos acceder a esta información fácilmente, en cualquier lugar y en cualquier momento mediante sus aplicaciones web y móviles".

​Antes, había mucha búsqueda de datos en el proceso de ventas. Ahora, el proceso de venta de AGT es claro y optimizado. Está dividido en dos ciclos. Aquí está el primero.

“Nos dirigimos al cliente (oportunidad) y lo agregamos a los registros de Pipedrive, hacemos llamadas en frío, buscamos contactos para puestos relevantes para iniciar planes de comunicación y organizar reuniones”, explica Eirini. “Después de la reunión, agregamos los datos de contacto a Pipedrive, establecemos las actividades adecuadas y las seguimos hasta que llega la solicitud de licitación.

“La oferta pasa por varias etapas (introducción, contacto realizado, necesidades definidas, propuesta realizada, negociaciones iniciadas) hasta que se cierra el trato (ganado / perdido). El cliente se convierte en prospecto cuando retroalimenta sobre nuestra experiencia, clientela, ofertas y forma de operar.


Aquí está el segundo ciclo.
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“Seguimos con planes de comunicación personalizados para cada cliente hasta que ingresamos a su lista de finalistas en las subastas de proyectos, o incluso establecemos una cooperación más directa de forma permanente”, explica Eirini.

Con Pipedrive, el equipo de AGT puede mejorar su productividad volviendo a ponerse en contacto con los clientes con los que han perdido el contacto.

“También podemos priorizar acuerdos de acuerdo con el presupuesto, el cronograma, etc. y prestar atención a cada uno de acuerdo con lo crítico que sea”, agrega Eirini. "Podemos gestionar el curso de los acuerdos existentes a través de actividades vinculadas y seguir fácilmente el proceso adecuado, o dar instrucciones claras a otros departamentos y colegas involucrados".

Entrada fácil, acceso fácil

La actualización y el acceso a los datos en movimiento es esencial para el equipo de ventas de AGT, como parte de una empresa con muchas oficinas en Grecia y Chipre, así como clientes multinacionales y más de 70 campos de especialización. Con la aplicación móvil Pipedrive, pueden agregar nueva información en una interfaz visual fácil de usar para procesar las ventas de manera más eficiente. 

Ver la información que necesitaban, donde esperaban verla, simplificó las ventas diarias y aceleró las comunicaciones, lo que mejoró la calidad y la reactividad de la toma de decisiones en todos los departamentos.  

“Además de que cada usuario puede mantenerse actualizado en tiempo real, una gran diferencia ha sido la mejora de la comunicación resultante entre los ejecutivos en tiempo real. Ahora, hasta el más mínimo detalle está ahí para que todos lo vean ”, explica Eirini.

“Esto nos hace más efectivos y significa que tenemos respuestas más inmediatas para impulsar las ventas”.


Números en tiempo real para decisiones más rápidas
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El equipo de AGT ahora dedica menos tiempo a intercambiar múltiples correos electrónicos y conversaciones telefónicas. Además, hay menos necesidad de recopilar información que requiere mucho tiempo para producir informes; buscan en Pipedrive y revisan los paneles en vivo para ver los resultados de ventas.

Ahora pueden comprender claramente por qué se ganaron o perdieron los tratos y responderán más rápidamente. Ventas y Marketing también están trabajando más estrechamente en sincronía. El equipo de ventas verifica los datos de ventas en cuadros de mando, mientras que Marketing extrae informes basados ​​en campos personalizados para medir la efectividad de las campañas correspondientes.

“Podemos monitorear el presente y mantener un registro de nuestro pasado. Es fácil acceder e incluso predecir el futuro del mercado. Vemos cómo las actividades de los usuarios están dando sus frutos y aprendemos de los patrones ”, dice Eirini. "Ahora hay una gran cantidad de variables que podemos tener en cuenta al crear un informe".

Como resultado de sus procesos mejorados, el equipo ha experimentado un impresionante crecimiento interanual:

La generación de ingresos ha aumentado por año:

• En 2017, los ingresos crecieron un 120%
• En 2018 creció un 18%
• Desde principios de 2019 hasta finales del tercer trimestre, creció un 23%

También ha habido menos acuerdos que no se ganaron en comparación con años anteriores:

• En 2017, hubo una reducción del 15% en el número de transacciones perdidas
• En 2018, hubo una reducción del 20%
• Hasta ahora, en 2019, ha habido una reducción del 50% 

Tasas de aumento de nuevas ofertas:

• En 2017, hubo un aumento del 20% en nuevas ofertas.
• En 2018, hubo un aumento del 25%
• En lo que va de 2019, ha habido un aumento del 23%

​El equipo no solo está ganando más acuerdos, también está ahorrando tiempo: los representantes de ventas ahora tienen 10 días adicionales al mes para dedicarlos a vender, generar oportunidades de venta y mejorar su proceso, mientras que la gerencia tiene un día adicional a la semana.

Como muestran estas cifras, la investigación de Eirini y su equipo sobre la solución CRM adecuada ha dado sus frutos.

Eirini dice: “Pipedrive fue el CRM más fácil de usar que encontramos; se ajusta a las necesidades de cada usuario, el epítome de lo que significa 'personalizar según sus necesidades' ”.

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